Nên xin công văn nhập cảnh trước bao lâu?

Nên xin công văn nhập cảnh trước bao lâu?
9.0 trên 10 được 6 bình chọn

Công văn nhập cảnh (thư mời / công văn hỗ trợ nhập cảnh) là văn bản do đơn vị mời/bảo lãnh tại Việt Nam soạn để hỗ trợ việc cấp visa hoặc thủ tục nhập cảnh cho người nước ngoài. Thời điểm nên xin công văn phụ thuộc vào nhiều yếu tố — loại visa, yêu cầu đại sứ quán, thời gian xử lý các giấy tờ kèm theo (ví dụ lý lịch tư pháp, dịch thuật, hợp pháp hóa), mức độ khẩn cấp và mùa cao điểm.
Bài viết này phân tích chi tiết mọi kịch bản phổ biến, đưa ra khuyến nghị thời gian cụ thể cho từng trường hợp, timeline mẫu, checklist và mẹo đẩy nhanh hồ sơ.

Table of Contents

Tại sao thời điểm xin công văn quan trọng?

Công văn chỉ là một phần trong bộ hồ sơ

Công văn giúp tăng khả năng thuận lợi khi xin visa hoặc xin phép nhập cảnh, nhưng không thay thế các giấy tờ bắt buộc khác (hộ chiếu, Lý Lịch Tư Pháp, văn bản hợp pháp hóa/apostille, hợp đồng lao động, giấy nhập học…). Nếu xin công văn quá muộn, dù công văn có nhanh, bạn vẫn có thể bị chậm vì thiếu các tài liệu khác.

Rủi ro khi xin quá muộn

  • Không kịp nộp visa/hoặc bị trả lại hồ sơ.

  • Tăng chi phí do phải xử lý khẩn (phí dịch vụ nhanh, phí chuyển phát…).

  • Ảnh hưởng tới lịch bay, hợp đồng, hội thảo, điều trị y tế…

Các yếu tố quyết định bạn nên xin công văn trước bao lâu

Loại visa / mục đích nhập cảnh

  • Visa công tác / chuyên gia / lao động: thường cần nhiều giấy tờ bổ sung → cần thời gian chuẩn bị dài hơn.

  • Visa thăm thân / du lịch: hồ sơ đơn giản hơn → có thể xin gần ngày khởi hành hơn nhưng vẫn nên dự phòng.

  • Visa du học / định cư / kết hôn: thường yêu cầu nhiều giấy tờ đã hợp pháp hóa → cần thời gian dài chuẩn bị.

Yêu cầu của Đại sứ quán / Lãnh sự quán (LSQ)

Mỗi LSQ có yêu cầu khác nhau (có LSQ yêu cầu công văn + lý lịch tư pháp + hợp pháp hóa, có LSQ chỉ yêu cầu thư mời). Xác định yêu cầu chính xác trước để biết cần chuẩn bị gì và bao lâu.

Các giấy tờ gốc kèm theo (Lý lịch tư pháp, giấy tờ công chứng, hợp pháp hóa)

Một trong những điểm nghẽn phổ biến là Lý lịch tư pháp (LTT) và hợp pháp hóa lãnh sự / apostille. Những bước này có thể mất từ vài ngày đến vài tuần, tùy loại. Nếu hồ sơ cần LTT hoặc hợp pháp hóa, bạn phải tính thêm thời gian cho các bước đó.

Mùa cao điểm & thời gian làm việc của cơ quan

Mùa du lịch, mùa lễ tết, và các đợt bận rộn của LSQ/Bộ Ngoại giao có thể kéo dài thời gian xử lý. Cục/xứ vụ có thể chậm hơn bình thường.

Mức độ khẩn cấp và khả năng sử dụng dịch vụ nhanh

Nếu cần xử lý trong vòng 24–72 giờ, bạn phải dùng dịch vụ ưu tiên và chấp nhận phí cao hơn. Công văn do bên mời soạn có thể cấp nhanh nhưng các bước khác (hợp pháp hóa, LTT) có thể là nút thắt.

Khuyến nghị thời gian xin công văn theo từng kịch bản (chi tiết, dễ áp dụng)

Lưu ý: các mốc thời gian dưới đây là khuyến nghị chung, có thể thay đổi tùy LSQ, vùng miền và mức độ phức tạp hồ sơ. Luôn kiểm tra yêu cầu cụ thể của LSQ nước nhận.

A. Trường hợp du lịch/ thăm thân (hồ sơ đơn giản)

  • Nên bắt đầu xin công văn: khoảng 7–14 ngày trước ngày dự kiến nhập cảnh nếu LSQ yêu cầu công văn; nếu không bắt buộc, có thể xin nhanh hơn.

  • Nếu cần bản dịch/công chứng: cộng thêm 3–5 ngày.

B. Trường hợp công tác / chuyên gia / lao động (cần giấy tờ doanh nghiệp + LTT có thể yêu cầu)

  • Nên bắt đầu xin công văn: khoảng 3–6 tuần trước ngày dự kiến nhập cảnh.

  • Lý do: cần thời gian cấp LTT, dịch thuật, công chứng và có thể hợp pháp hóa.

C. Trường hợp du học / định cư / kết hôn (yêu cầu hợp pháp hóa/apostille)

  • Nên bắt đầu: tối thiểu 6–10 tuần trước (có thể cần lâu hơn nếu nhiều tài liệu và phải xin apostille/hợp pháp hóa tại nhiều cơ quan).

D. Trường hợp khẩn cấp y tế / cứu trợ / đàm phán quan trọng

  • Bắt đầu ngay lập tức; mục tiêu: đạt công văn trong 24–72 giờ nếu có thể.

  • Lưu ý: cần có giấy tờ chứng minh tính khẩn (chữ ký, xác nhận y tế, biên bản sự cố). Dịch vụ chuyên nghiệp có thể hỗ trợ đẩy nhanh.

E. Trường hợp người bị kẹt ở cửa khẩu / cần hồi hương

  • Bắt đầu ngay: phối hợp với cơ quan ngoại giao, công an cửa khẩu và bên mời. Thời gian tùy tình huống — có thể tính theo từng giờ.

Timeline mẫu (ví dụ minh họa)

Ví dụ: chuyên gia được mời công tác 1 tháng — nên chuẩn bị 4–6 tuần trước

  • Tuần 0 (Ngay khi nhận lời mời): Xác nhận yêu cầu LSQ, gửi thông tin cá nhân cho bên mời.

  • Tuần 1: Bên mời soạn công văn, khách chuẩn bị hộ chiếu, hợp đồng, các giấy tờ cần thiết. Nộp Lý Lịch Tư Pháp nếu cần.

  • Tuần 2: Dịch thuật + công chứng các tài liệu. Bắt đầu quy trình hợp pháp hóa nếu LSQ yêu cầu.

  • Tuần 3–4: Hoàn tất hợp pháp hóa, gửi công văn bản chính và nộp hồ sơ xin visa.

  • Tuần 5: Theo dõi, bổ sung nếu LSQ yêu cầu, nhận visa.

Ví dụ khẩn cấp: bệnh nhân cần sang điều trị trong 72 giờ

  • Ngay lập tức: bên mời soạn công văn, xin xác nhận bệnh viện, gửi scan.

  • 24–72 giờ: New Global hoặc dịch vụ chuyên môn có thể hỗ trợ hoàn thiện công văn, dịch tạm bản scan để nộp ưu tiên cho LSQ — sau đó bổ sung bản chính.

Checklist chi tiết trước khi xin công văn

  • Xác nhận LSQ yêu cầu công văn hay không.

  • Bên mời có đủ tư cách pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ liên hệ rõ ràng không.

  • Hộ chiếu người được mời: còn hạn phù hợp (thường ≥ 6 tháng).

  • Các giấy tờ kèm theo (LTT, hợp đồng, thư mời học, giấy tờ y tế) đã được lên danh sách.

  • Dịch thuật & công chứng đã có kế hoạch (đơn vị uy tín).

  • Kế hoạch dự phòng nếu LSQ yêu cầu chỉnh sửa: dự trù tối thiểu 3–7 ngày.

  • Liên hệ phụ trách ở bên mời & ở LSQ/ĐSQ để dễ follow-up.

Cách đẩy nhanh thủ tục công văn và hồ sơ liên quan

1. Bắt đầu song song các bước

Đừng chờ có công văn mới bắt đầu làm LTT hay dịch thuật — nhiều bước có thể chạy song song (bên mời soạn công văn, bạn nộp LTT, dịch thuật đang thực hiện).

2. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín

Dịch vụ có kinh nghiệm biết yêu cầu từng LSQ, chuẩn bị chuẩn xác, và theo dõi hồ sơ để xử lý nhanh khi LSQ yêu cầu bổ sung.

3. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh tính khẩn cấp (nếu cần)

Xác nhận bệnh viện, thư mời ghi rõ thời hạn khẩn, quyết định công tác… sẽ giúp LSQ/ cơ quan xem xét ưu tiên.

4. Sắp xếp thời gian tránh mùa cao điểm

Nếu có thể, tránh đặt lịch nhập cảnh đúng vào dịp lễ tết hoặc mùa cao điểm của LSQ để giảm rủi ro chậm trễ.

Chi phí & dịch vụ trọn gói (tham khảo)

  • Phí soạn công văn (nếu bên mời tự làm thường miễn phí; nếu thuê dịch vụ soạn và nộp hộ có phí dịch vụ).

  • Phí dịch thuật & công chứng: phụ thuộc số trang và ngôn ngữ.

  • Phí hợp pháp hóa lãnh sự / apostille: theo biểu phí cơ quan.

  • Phí dịch vụ xử lý khẩn: thường cao hơn dịch vụ tiêu chuẩn do chi phí hành chính và công sức đẩy hồ sơ.

Nếu bạn muốn ước lượng chi phí chính xác theo hồ sơ cụ thể, liên hệ New Global để được báo giá minh bạch, chi tiết.

Vì sao nên dùng dịch vụ New Global để xin công văn & hoàn thiện hồ sơ

  • Kinh nghiệm: xử lý nhiều hồ sơ công văn nhập cảnh cho doanh nghiệp, chuyên gia, du học sinh và trường hợp khẩn.

  • Trọn gói: soạn công văn, dịch thuật chuyên nghiệp, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự và theo dõi hồ sơ với LSQ.

  • Hỗ trợ nhanh: có gói xử lý khẩn để rút ngắn thời gian xuống 24–72 giờ (tùy trường hợp).

  • Minh bạch: tư vấn rõ ràng các giấy tờ bắt buộc và chi phí.

Liên hệ ngay:
Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global
Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0814.319.688 – 0932.268.249
Email: [email protected]
Website: https://dichvulamgiayto.com/

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Tôi có thể xin công văn chỉ 2 ngày trước khi bay không?
A: Về mặt lý thuyết bên mời có thể soạn công văn rất nhanh, nhưng nếu hồ sơ của bạn cần LTT, dịch thuật, hợp pháp hóa hay cần visa do LSQ quyết định thì 2 ngày thường không đủ. Trường hợp khẩn cấp có thể xử lý nhưng cần chi phí và giấy tờ chứng minh.

Q2: Công văn có phải đóng dấu công ty không?
A: Có. Công văn hợp lệ cần chữ ký và con dấu của đơn vị mời/bảo lãnh; đôi khi còn cần kèm giấy tờ pháp nhân (giấy đăng ký kinh doanh).

Q3: Nếu LSQ yêu cầu apostille thì thời gian kéo dài bao lâu?
A: Thời gian apostille khác nhau theo quy trình; hãy tính thêm vài ngày đến vài tuần tùy vào nơi cấp và số lượng tài liệu. Vì thế cần xin sớm.

Q4: Tôi đã có công văn, nhưng LSQ vẫn yêu cầu LTT đã hợp pháp hóa. Công văn có còn giá trị không?
A: Công văn vẫn có giá trị như thư mời; tuy nhiên nếu LSQ bắt buộc LTT/hợp pháp hóa thì công văn không thay thế được. Phải bổ sung theo yêu cầu LSQ.

Kết luận & lời khuyên thực tế

  • Nguyên tắc an toàn: xin công văn càng sớm càng tốt — ít nhất 2 tuần cho hồ sơ đơn giản và 3–6 tuần hoặc hơn cho hồ sơ có LTT/hợp pháp hóa/apostille.

  • Nếu hồ sơ phức tạp hoặc yêu cầu nhiều bước pháp lý: bắt đầu 6–10 tuần trước ngày nhập cảnh dự kiến.

  • Luôn xác nhận yêu cầu LSQ trước khi làm; dùng dịch vụ trọn gói nếu bạn cần xử lý nhanh và chính xác.

Nếu bạn muốn được tư vấn chi tiết theo trường hợp của mình (loại visa, quốc gia, danh sách tài liệu), hoặc cần dịch vụ soạn công văn + dịch thuật + hợp pháp hóa + theo dõi hồ sơ, hãy liên hệ:

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global
Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0814.319.688 – 0932.268.249
Email: [email protected]
Website: https://dichvulamgiayto.com/

Các bài viết chuyên sâu khác cùng chủ đề này

Xem thêm tất cả bài viết liên quan đến chủ đề: Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài