Bạn là người nước ngoài đang có kế hoạch đến Việt Nam làm việc, đầu tư, hoặc thăm thân? Hay bạn là đại diện cho một doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam mong muốn bảo lãnh cho chuyên gia, đối tác nước ngoài? Nếu vậy, chắc chắn bạn đã từng nghe qua thuật ngữ “Công văn nhập cảnh”. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng bậc nhất, là “tấm vé thông hành” đầu tiên để người nước ngoài có thể xin visa và nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam.

Vậy công văn nhập cảnh chính xác là gì? Tại sao nó lại cần thiết? Thủ tục xin cấp như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp một cách toàn diện, đầy đủ và chi tiết nhất mọi thông tin bạn cần biết.

Công Văn Nhập Cảnh Là Gì?

Công văn nhập cảnh (hay còn gọi là Thư mời nhập cảnh, Thư chấp thuận nhập cảnh – Vietnam Entry Approval Letter) là một văn bản chính thức do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (thuộc Bộ Công an Việt Nam) cấp. Văn bản này chấp thuận cho một cá nhân hoặc một nhóm người nước ngoài được phép nhập cảnh vào Việt Nam và nhận thị thực (visa) tại một địa điểm được chỉ định.

Cần phải hiểu rõ: Công văn nhập cảnh không phải là visa. Nó là văn bản chấp thuận trước để làm cơ sở cho việc cấp visa. Người nước ngoài sẽ sử dụng công văn này để làm thủ tục nhận visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại sân bay quốc tế của Việt Nam (hình thức visa tại cửa khẩu – visa on arrival).

Bản Chất và Tầm Quan trọng của Công Văn Nhập Cảnh

1. Cơ sở pháp lý để cấp visa: Đây là vai trò quan trọng nhất. Thiếu công văn nhập cảnh, Đại sứ quán hoặc cơ quan chức năng tại cửa khẩu sẽ không có cơ sở để dán tem visa vào hộ chiếu của người nước ngoài.
2. Sự bảo lãnh từ phía Việt Nam: Công văn thể hiện rằng có một tổ chức hoặc cá nhân hợp pháp tại Việt Nam đứng ra mời, bảo lãnh cho người nước ngoài trong suốt thời gian họ ở Việt Nam. Điều này giúp cơ quan chức năng quản lý và đảm bảo an ninh quốc gia.
3. Sự chắc chắn cho người nước ngoài: Khi đã có trong tay công văn nhập cảnh, người nước ngoài gần như chắc chắn 100% sẽ được cấp visa khi làm thủ tục (trừ các trường hợp đặc biệt như nằm trong danh sách cấm nhập cảnh). Điều này giúp họ tự tin đặt vé máy bay và sắp xếp lịch trình mà không lo bị từ chối visa vào phút chót.

Đối Tượng Nào Cần Xin Công Văn Nhập Cảnh?

Không phải tất cả người nước ngoài đến Việt Nam đều cần công văn nhập cảnh. Giấy tờ này bắt buộc đối với các trường hợp sau:

• Người nước ngoài không thuộc diện được miễn thị thực (visa exemption).
• Công dân nước ngoài muốn nhận visa tại sân bay quốc tế của Việt Nam (visa on arrival).
• Các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam muốn bảo lãnh cho người nước ngoài vào làm việc, đầu tư, thực hiện dự án…
• Công dân Việt Nam muốn bảo lãnh cho thân nhân là người nước ngoài vào thăm thân.

Cụ thể, các đối tượng phổ biến nhất cần công văn nhập cảnh bao gồm:

Người Nước Ngoài Vào Làm Việc

Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất. Các chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật nước ngoài cần có công văn nhập cảnh để xin visa lao động (ký hiệu LĐ1, LĐ2). Đơn vị bảo lãnh chính là công ty, doanh nghiệp sử dụng lao động tại Việt Nam.

Nhà Đầu Tư Nước Ngoài

Người nước ngoài vào Việt Nam để đầu tư, góp vốn sẽ cần công văn nhập cảnh để xin visa đầu tư (ký hiệu ĐT1, ĐT2, ĐT3, ĐT4). Tổ chức bảo lãnh là công ty mà nhà đầu tư góp vốn hoặc thành lập tại Việt Nam.

Người Nước Ngoài Vào Thăm Thân

Người nước ngoài có vợ, chồng, con, bố, mẹ là công dân Việt Nam hoặc là người nước ngoài đang có thẻ tạm trú tại Việt Nam có thể được bảo lãnh để xin công văn nhập cảnh cho mục đích thăm thân (visa TT).

Các Trường Hợp Khác

• Doanh nghiệp: Người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp tại Việt Nam (visa DN1, DN2).
• Luật sư: Luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam (visa LS).
• Học tập, thực tập: Du học sinh, thực tập sinh (visa DH).
• Phóng viên: Phóng viên, báo chí thường trú tại Việt Nam (visa PV1).

Quy Trình Chi Tiết Xin Cấp Công Văn Nhập Cảnh

Quy trình xin công văn nhập cảnh phải do tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh tại Việt Nam thực hiện. Người nước ngoài không thể tự mình nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh.

Quy trình chuẩn bao gồm 5 bước sau:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định hồ sơ của bạn có được chấp thuận hay không. Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác.

Đối với đơn vị bảo lãnh (Công ty, tổ chức):

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư.
• Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty (Mẫu NA16).
• Văn bản đề nghị xét duyệt nhân sự nước ngoài nhập cảnh (công văn giải trình về sự cần thiết sử dụng lao động nước ngoài).
• Chương trình hoạt động dự kiến của người nước ngoài tại Việt Nam.

Đối với người nước ngoài được bảo lãnh:

• Bản scan rõ nét mặt hộ chiếu (còn hạn sử dụng tối thiểu 6 tháng).
• Thông tin về ngày dự kiến nhập cảnh và ngày xuất cảnh.
• Thông tin về loại visa muốn xin (ví dụ: 3 tháng 1 lần, 1 năm nhiều lần).
• Thông tin về địa điểm nhận visa:
  • Sân bay quốc tế tại Việt Nam (Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng, Cam Ranh, Phú Quốc…).
  • Hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại một quốc gia cụ thể.

Bước 2: Nộp Mẫu Đơn Đề Nghị (Form NA2)

Đơn vị bảo lãnh điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đề nghị cấp công văn nhập cảnh (Mẫu NA2) ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA.

Tờ khai này có thể được nộp theo hai hình thức:

1. Nộp trực tiếp: Điền bản giấy và nộp cùng bộ hồ sơ.
2. Nộp trực tuyến: Khai báo thông tin trên Cổng dịch vụ công của Bộ Công an hoặc Cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh. Đây là hình thức được khuyến khích hiện nay.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, đơn vị bảo lãnh nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan sau:

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an tại Hà Nội: Số 44-46 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an tại TP.HCM: Số 333-337 Nguyễn Trãi, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP.HCM.

Bước 4: Nộp Lệ Phí

Đơn vị nộp lệ phí theo quy định của nhà nước cho việc xử lý hồ sơ cấp công văn nhập cảnh. Lưu ý, đây là phí xử lý hồ sơ, không phải phí dán tem visa.

Bước 5: Nhận Kết Quả

Thời gian xử lý hồ sơ thông thường là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong một số trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn.

Kết quả trả về là một văn bản (bản gốc hoặc bản scan qua email) có ghi rõ thông tin của người được chấp thuận nhập cảnh và địa điểm nhận visa. Đơn vị bảo lãnh sẽ gửi bản scan này cho người nước ngoài để họ tiến hành bước tiếp theo.

Sử Dụng Công Văn Nhập Cảnh Để Nhận Visa Như Thế Nào?

Sau khi nhận được file scan Công văn nhập cảnh, người nước ngoài cần:

1. In công văn ra giấy: In toàn bộ các trang của công văn.
2. Chuẩn bị ảnh thẻ: 02 ảnh kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
3. Chuẩn bị tờ khai xin visa: Mẫu đơn xuất nhập cảnh (Form NA1), có thể điền trước hoặc điền tại sân bay/Đại sứ quán.
4. Chuẩn bị lệ phí dán tem visa: Chuẩn bị tiền mặt (USD hoặc VND) để nộp phí dán tem tại nơi nhận visa.
5. Xuất trình tại nơi nhận visa:
   • Tại sân bay quốc tế Việt Nam: Tới quầy “Visa on Arrival”, xuất trình hộ chiếu gốc, công văn nhập cảnh đã in, ảnh thẻ và điền tờ khai để làm thủ tục dán tem visa.
   • Tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam: Mang các giấy tờ tương tự đến cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước sở tại để hoàn tất thủ tục.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Chi phí xin công văn nhập cảnh là bao nhiêu?

Chi phí bao gồm hai phần:

• Phí dịch vụ: Nếu bạn sử dụng dịch vụ của một công ty luật hoặc du lịch, họ sẽ thu một khoản phí để thay mặt bạn thực hiện toàn bộ thủ tục. Mức phí này tùy thuộc vào loại visa và độ khẩn của hồ sơ.
• Lệ phí dán tem visa: Đây là phí nộp cho cơ quan nhà nước khi nhận visa, được quy định bởi Bộ Tài chính.

Bảng lệ phí dán tem visa tham khảo (có thể thay đổi):

Loại Visa	Mức Phí
Loại 1 lần (Single Entry)	25 USD
Loại nhiều lần, dưới 3 tháng (Multiple Entry, < 3 months)	50 USD
Loại nhiều lần, từ 3 đến 6 tháng (Multiple Entry, 3-6 months)	95 USD
Loại nhiều lần, từ 6 tháng đến 1 năm (Multiple Entry, 6-12 months)	135 USD

Tôi có thể tự xin công văn nhập cảnh không?

Không. Như đã giải thích, người nước ngoài không thể tự mình nộp hồ sơ. Thủ tục này bắt buộc phải do một pháp nhân (công ty, tổ chức) hoặc cá nhân (công dân Việt Nam bảo lãnh thân nhân) tại Việt Nam đứng ra thực hiện.

Những lỗi sai phổ biến nào cần tránh khi xin công văn nhập cảnh?

• Sai thông tin cá nhân: Tên, ngày sinh, số hộ chiếu, quốc tịch… chỉ cần sai một ký tự cũng có thể bị từ chối nhập cảnh.
• Sai địa điểm nhận visa: Đăng ký nhận visa ở sân bay Tân Sơn Nhất nhưng lại bay đến Nội Bài là không hợp lệ.
• Hộ chiếu gần hết hạn: Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh.
• Hồ sơ pháp lý của công ty bảo lãnh không đầy đủ: Công ty chưa đăng ký mẫu dấu, chữ ký hoặc các giấy tờ đã hết hạn.

Công văn nhập cảnh có thời hạn trong bao lâu?

Công văn nhập cảnh có giá trị theo thời gian được duyệt trên văn bản. Người nước ngoài phải nhập cảnh trong khoảng thời gian cho phép đó. Sau khi nhập cảnh và được dán tem visa, thời hạn lưu trú sẽ được tính theo thời hạn của visa.

Kết Luận

Công văn nhập cảnh đóng vai trò then chốt trong việc hoàn tất thủ tục xin visa Việt Nam cho nhiều đối tượng người nước ngoài. Mặc dù quy trình có thể phức tạp và đòi hỏi sự bảo lãnh từ một đơn vị tại Việt Nam, việc nắm rõ các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp mọi việc diễn ra thuận lợi.

Để đơn giản hóa quy trình này, Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global là đối tác đáng tin cậy của bạn. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, hỗ trợ bạn từ A-Z trong việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ công văn nhập cảnh, đảm bảo tính hợp lệ và theo dõi sát sao tiến trình. Với kinh nghiệm và sự tận tâm, chúng tôi cam kết mang lại tỷ lệ thành công cao nhất, giúp bạn và đối tác/người thân của mình sớm nhận được “tấm vé thông hành” để đến với Việt Nam một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

• Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global
• Địa chỉ: Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0814.319.688 – 0932.268.249
• Email: [email protected]