Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam

Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam
7.6 trên 10 được 5 bình chọn

Bạn cần mời, bảo lãnh hoặc xin phép cho người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam (công tác, hợp tác, thăm thân, lao động tạm thời…)? Bài viết này giải thích toàn diện—từ khái niệm, cơ sở pháp lý, mẫu biểu, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp online, thời gian xét duyệt, lưu ý tránh rủi ro đến ví dụ minh họa—và kèm hướng dẫn thực tế để bạn chuẩn bị nhanh, chính xác. Nếu bạn cần dịch thuật, công chứng hoặc hỗ trợ soạn hồ sơ, Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global sẵn sàng hỗ trợ trọn gói.
Liên hệ New Global: Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, P. Láng Thượng, Q. Đống Đa, Hà Nội — Hotline: 0814.319.688 / 0932.268.249 — [email protected] — https://dichvulamgiayto.com/

Công văn nhập cảnh là gì và khi nào cần?

Công văn nhập cảnh (thường gọi là “công văn bảo lãnh” hoặc “công văn đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự người nước ngoài nhập cảnh”) là văn bản do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (thuộc Bộ Công an) cấp hoặc chấp thuận, cho phép người nước ngoài được xét duyệt nhập cảnh vào Việt Nam theo mục đích cụ thể (công tác, đàm phán, kỹ thuật, thăm thân, làm việc tạm thời…). Đây là thủ tục bắt buộc trong nhiều trường hợp khi Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cửa khẩu yêu cầu có công văn chấp thuận của cơ quan quản lý Việt Nam trước khi cấp visa/stamp. XuatNhapCanh.com.vn+1

Cơ sở pháp lý, biểu mẫu chính và mẫu NA2

  • Cơ sở biểu mẫu, quy trình cấp công văn, mẫu biểu như Mẫu NA2 (Công văn đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự người nước ngoài nhập cảnh) được quy định theo các văn bản chuyên ngành của Bộ Công an (Thông tư, Thông báo liên quan). Các biểu mẫu và hướng dẫn khai báo được công bố công khai để doanh nghiệp, tổ chức sử dụng.

  • Ngoài NA2, tuỳ mục đích còn có các mẫu hỗ trợ khác (NA3, NA5, NA8…) dùng cho bảo lãnh thân nhân, tờ khai cấp thị thực hoặc đề nghị cấp thẻ tạm trú—bạn nên kiểm tra mẫu chính xác trước khi nộp hồ sơ.

Khi nào phải xin công văn nhập cảnh? (những trường hợp phổ biến)

  • Người nước ngoài được mời/bảo lãnh bởi tổ chức, doanh nghiệp, viện nghiên cứu, trường học tại Việt Nam để làm việc ngắn hạn, đàm phán, thẩm định kỹ thuật, giám sát dự án.

  • Người nước ngoài cần nhập cảnh theo diện lao động tạm thời, chuyên gia, chuyên viên kỹ thuật (khi hồ sơ cần xác nhận từ cơ quan quản lý).

  • Trường hợp điều chỉnh, gia hạn visa tại cửa khẩu hoặc xuất trình hồ sơ khi nộp lãnh sự: Đại sứ quán/Lãnh sự quán có thể yêu cầu công văn trước khi cấp visa.

Ghi chú: Những quy định cụ thể phụ thuộc mục đích nhập cảnh, quốc tịch người nhập cảnh và thời điểm (ví dụ: thời điểm dịch bệnh hay thay đổi chính sách sẽ có điều chỉnh). Luôn tra cứu yêu cầu cụ thể trước khi nộp.

Hồ sơ chuẩn bị (checklist chi tiết)

Dưới đây là danh sách hồ sơ thông dụng khi tổ chức/doanh nghiệp nộp đề nghị xin công văn nhập cảnh (mẫu và yêu cầu có thể bổ sung theo từng trường hợp cụ thể):

  1. Hộ chiếu của người nước ngoài (bản scan/photocopy trang dữ liệu; còn hạn tối thiểu 6 tháng).

  2. Mẫu công văn/đơn NA2 đã khai (điền chính xác thông tin người mời, mục đích, thời gian, địa điểm, lịch trình dự kiến).

  3. Giấy tờ pháp nhân của tổ chức, doanh nghiệp mời: giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, quyết định cử người đại diện (bản sao công chứng).

  4. Thư mời / bảo lãnh chính thức (ghi rõ thông tin liên hệ, cam kết chịu trách nhiệm, nơi lưu trú).

  5. Lịch trình, hợp đồng, chương trình công tác (nêu rõ ngày đến/đi, địa điểm làm việc).

  6. Tài liệu chứng minh mục đích: hợp đồng, biên bản thỏa thuận, thư mời hội thảo, giấy mời đại biểu…

  7. Tài liệu bổ sung tùy mục đích: giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (nếu bảo lãnh thân nhân), giấy phép lao động (nếu cần), các chứng chỉ chuyên môn (nếu chuyên gia).

  8. Chứng từ khác: tùy trường hợp cơ quan yêu cầu (biểu mẫu bổ sung, chứng thực, chữ ký số của doanh nghiệp trên hệ thống nộp hồ sơ).

Lưu ý: hồ sơ nộp online thường yêu cầu scan bản chính hoặc bản sao có chứng thực; những giấy tờ gốc có thể cần xuất trình khi nhận công văn hoặc nộp xin visa tại lãnh sự.

Quy trình nộp hồ sơ công văn nhập cảnh (hiện nay làm online)

  1. Đăng ký tài khoản điện tử tại hệ thống Dịch vụ công của Cục Quản lý xuất nhập cảnh/Bộ Công an (nếu tổ chức chưa có tài khoản).

  2. Xác thực tài khoản (cơ quan sẽ xét duyệt và cấp tài khoản cho tổ chức/doanh nghiệp).

  3. Khai mẫu NA2 và tải lên các tài liệu liên quan trong hệ thống “Mời, bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh”.

  4. Nộp hồ sơ & nhận mã hồ sơ điện tử; cơ quan sẽ xét duyệt, có thể yêu cầu bổ sung tài liệu.

  5. Nhận kết quả: khi được chấp thuận, tổ chức nhận công văn nhập cảnh (số/công văn) để người nước ngoài dùng làm căn cứ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc xuất trình khi nhập cảnh tại cửa khẩu. Nhập Cư Quốc Gia+1

Thời gian xử lý, chi phí và cách tra cứu trạng thái

  • Thời gian xử lý: thường dao động khoảng 3–5 ngày làm việc với hồ sơ chuẩn; trường hợp phức tạp hoặc cần hợp pháp hoá lãnh sự có thể kéo dài hơn. Một số dịch vụ thương mại cung cấp thủ tục rút gọn/ưu tiên với thời gian nhanh hơn (phát sinh phụ phí). Dịch vụ Hành chính công+1

  • Phí: phí hành chính/tiền thù lao để nộp hồ sơ vào hệ thống, phí hợp pháp hóa, chứng thực, và phí cấp thị thực (nếu nộp e-visa hoặc xin visa tại lãnh sự quán) là các khoản riêng biệt. Phí cấp thị thực điện tử (e-visa) được thanh toán qua cổng chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. eVisa Việt Nam

  • Tra cứu: sau khi nộp hồ sơ, bạn có mã hồ sơ điện tử để tra cứu trạng thái trên cổng dịch vụ công/portal của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc cổng e-visa (tra cứu bằng mã, họ tên, ngày sinh). eVisa Việt Nam+1

Những lỗi thường gặp và cách tránh bị trả hồ sơ

  1. Thông tin không trùng khớp (tên, ngày sinh, số hộ chiếu) giữa thư mời, NA2 và hộ chiếu → soát chéo kỹ trước khi nộp.

  2. Thiếu giấy tờ pháp nhân hoặc giấy ủy quyền khi doanh nghiệp đứng ra bảo lãnh → chuẩn bị giấy tờ công chứng hợp lệ.

  3. File scan kém chất lượng / không rõ chữ ký, con dấu → scan rõ ràng, tối thiểu 300 dpi, file PDF.

  4. Sai mẫu biểu hoặc phiên bản mẫu cũ → luôn tải mẫu NA2/biểu mẫu mới nhất từ nguồn chính thức trước khi khai.

  5. Không nắm được điều kiện riêng cho quốc tịch cụ thể → kiểm tra yêu cầu Đại sứ quán/Lãnh sự nơi sẽ xin visa.

Áp dụng checklist nội dung trước khi nộp và ưu tiên gửi hồ sơ sớm hơn dự kiến để có thời gian bổ sung.

Trường hợp xin công văn + xin visa: e-visa, visa tại Lãnh sự hay visa on-arrival?

  • E-visa (thị thực điện tử): người nước ngoài có thể đăng ký trực tiếp qua hệ thống e-visa nếu đủ điều kiện; trong nhiều trường hợp, nếu hồ sơ đã được cấp công văn, người nước ngoài vẫn có thể dùng công văn để xin visa tại Lãnh sự quán hoặc làm thủ tục nhập cảnh tại cửa khẩu theo hướng dẫn. eVisa Việt Nam

  • Visa tại Lãnh sự/ĐSQ: khi có công văn chấp thuận, người nước ngoài nộp công văn + hộ chiếu + hồ sơ kèm theo để được cấp visa dán trên hộ chiếu.

  • Visa on-arrival (cấp tại sân bay): cần có công văn chấp thuận trước và thực hiện thủ tục nhận visa tại cửa khẩu (áp dụng với sân bay có hỗ trợ), tuy nhiên e-visa hoặc xin trực tiếp tại Lãnh sự thường là quy trình minh bạch hơn.

Mẹo thực tế để đẩy nhanh & đảm bảo tỷ lệ thành công

  • Chuẩn hóa một bộ hồ sơ mẫu (mẫu NA2 + thư mời + giấy tờ pháp nhân) để tái sử dụng cho các lần mời khác nhau.

  • Xây glossary tên công ty, chức danh bằng tiếng Anh/tiếng Việt để tránh sai sót khi nhập liệu.

  • Luôn có người phụ trách (PM) theo dõi mã hồ sơ điện tử để kịp bổ sung khi cơ quan yêu cầu.

  • Nếu hồ sơ có yếu tố pháp lý/nhạy cảm, cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên môn hoặc đại diện nộp hồ sơ để giảm rủi ro.

New Global có thể hỗ trợ những gì (dịch vụ trọn gói)

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global cung cấp giải pháp trọn gói liên quan đến công văn nhập cảnh:

  • Soạn thảo & hoàn thiện Thư mời, công văn NA2 theo yêu cầu cơ quan; dàn trang, chuẩn form.

  • Dịch thuật công chứng (Tiếng Anh/Trung/Pháp/…) và soát tính nhất quán thuật ngữ chuyên ngành.

  • Tư vấn hồ sơ, kiểm tra trước khi nộp, chuẩn hóa giấy tờ pháp nhân.

  • Hỗ trợ nộp hồ sơ online, theo dõi mã hồ sơ, nhận kết quả, và hướng dẫn thủ tục xin visa tại ĐSQ/ cửa khẩu.

  • Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng thực khi cần nộp ra nước ngoài.

Liên hệ New Global ngay để được tư vấn & báo giá:
Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, P. Láng Thượng, Q. Đống Đa, Hà Nội — Hotline: 0814.319.688 / 0932.268.249 — Email: [email protected] — Website: https://dichvulamgiayto.com/

Mẫu timeline (ví dụ minh họa cho hồ sơ công tác 7–10 ngày)

  • Ngày 1: Chuẩn bị hồ sơ, scan, điền NA2, gửi New Global/nhân sự kiểm tra.

  • Ngày 2: Nộp online (nhận mã hồ sơ), cơ quan thẩm định bước 1.

  • Ngày 3–5: Cơ quan yêu cầu bổ sung (nếu có) → bổ sung ngay.

  • Ngày 5–7: Nhận công văn chấp thuận (nếu hồ sơ chuẩn).

  • Ngày 7–10: Người nước ngoài nộp công văn tại ĐSQ/ứng dụng e-visa hoặc làm thủ tục nhập cảnh theo chỉ dẫn.

Lưu ý: timeline có thể rút ngắn/hoãn phụ thuộc khối lượng, ngày lễ, chính sách tạm thời, hoặc yêu cầu bổ sung.

Câu hỏi thường gặp (FAQ nhanh)

Q: Công ty nhỏ có thể bảo lãnh người nước ngoài không?
A: Có, nếu công ty có tư cách pháp nhân hợp lệ và đáp ứng yêu cầu hồ sơ theo quy định; một số trường hợp cần chứng minh năng lực tài chính, hợp đồng hoặc giấy phép dự án.

Q: Công văn có thời hạn bao lâu?
A: Thời hạn công văn do cơ quan cấp quy định theo mục đích; thường ghi rõ ngày hiệu lực. Hãy kiểm tra công văn khi nhận để biết hạn sử dụng.

Q: Tôi có thể tra cứu công văn online không?
A: Có—sử dụng mã hồ sơ điện tử trên cổng e-visa / dịch vụ công của Cục Quản lý xuất nhập cảnh để tra cứu. eVisa Việt Nam+1

Kết luận

  1. Đánh giá mục đích nhập cảnh & kiểm tra mẫu NA2 mới nhất.

  2. Chuẩn bị checklist tài liệu theo mục đích (tham khảo mục “Hồ sơ chuẩn bị” ở trên).

  3. Nếu muốn an tâm, liên hệ New Global để được soạn hồ sơ, dịch thuật công chứng và hỗ trợ nộp online — tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro bị trả hồ sơ.

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global — Hỗ trợ trọn gói: soạn công văn NA2, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa, theo dõi hồ sơ & tư vấn xin visa.
Địa chỉ: Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, P. Láng Thượng, Q. Đống Đa, Hà Nội — Hotline: 0814.319.688 / 0932.268.249 — [email protected] — https://dichvulamgiayto.com/

Giá Làm Công Văn Nhập Cảnh

Dưới đây là bảng giá dịch vụ tham khảo tại Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global. Để có báo giá chính xác nhất, bạn nên liên hệ trực tiếp vì giá có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và chính sách của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại từng thời điểm.

Loại Công Văn Thời Gian Xử Lý (Ngày làm việc)
Chi Phí Dịch Vụ Tham Khảo (VNĐ)
Visa Du Lịch (DL)
1 tháng 1 lần 5-7 ngày Từ 500.000
Visa Doanh Nghiệp (DN)
1 tháng 1 lần 5-7 ngày Từ 1.200.000
3 tháng 1 lần 5-7 ngày Từ 1.500.000
3 tháng nhiều lần 5-7 ngày Từ 2.500.000
Visa Lao Động/Đầu Tư (LĐ/ĐT)
3 tháng nhiều lần 5-7 ngày Liên hệ
6 tháng/1 năm nhiều lần 5-7 ngày Liên hệ
Gói Dịch Vụ Khẩn
Xử lý trong 2-3 ngày + Thêm phí khẩn Liên hệ
Xử lý trong 1 ngày + Thêm phí siêu khẩn Liên hệ

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo cho các quốc tịch thông thường. Với các trường hợp phức tạp hoặc quốc tịch khó, chi phí sẽ được báo giá riêng.

Để nhận báo giá chính xác, nhanh chóng và miễn phí cho trường hợp cụ thể của bạn, đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của New Global. Chúng tôi sẽ phân tích hồ sơ và đưa ra giải pháp với chi phí tối ưu nhất.

Các bài viết chuyên sâu khác cùng chủ đề này

Xem thêm tất cả bài viết liên quan đến chủ đề: Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài