Trong môi trường kinh doanh hội nhập, việc mời chuyên gia, đối tác, nhà đầu tư nước ngoài đến Việt Nam làm việc là hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hành trình bảo lãnh một người nước ngoài nhập cảnh, mà bước khởi đầu là xin Công văn nhập cảnh, thường được ví như một “mê cung” thủ tục phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Một sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối, gây trì trệ kế hoạch và tốn kém chi phí.

Bài viết này không chỉ là một danh sách các bước cần làm, mà là một cẩm nang chiến lược, một “bí quyết” được đúc kết, cập nhật đến năm nay, để giúp doanh nghiệp của bạn chinh phục thủ tục này với tỷ lệ thành công cao nhất.

Nền Tảng Vững Chắc: Chuẩn Bị Pháp Lý Cho Doanh Nghiệp Bảo Lãnh

Thành công của việc xin công văn nhập cảnh không bắt đầu từ lúc điền đơn, mà từ sự chuẩn bị nội bộ của chính doanh nghiệp. Đây là những bước nền tảng quyết định đến 50% khả năng thành công.

Bước 0: Kiểm Tra Tư Cách Pháp Nhân Của Doanh Nghiệp

Điều kiện cơ bản nhất: Doanh nghiệp của bạn phải đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có mã số thuế, không trong tình trạng tạm ngưng kinh doanh, giải thể hoặc bị khóa mã số thuế. Cơ quan Xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra tình trạng này đầu tiên.

Bước 1: Hoàn Tất Thủ Tục Đăng Ký Mẫu Dấu (Mẫu NA16) – Bước Bắt Buộc Tiên Quyết

Đây là “tấm vé vào cổng” mà mọi doanh nghiệp lần đầu bảo lãnh người nước ngoài đều phải có.

• Nội dung: Doanh nghiệp phải nộp Mẫu NA16 (Thông báo về việc đăng ký mẫu con dấu, mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
• Mục đích: Để cơ quan quản lý có thông tin và mẫu chữ ký, con dấu chính thức của công ty bạn. Mọi hồ sơ bạn nộp sau này sẽ được đối chiếu với mẫu đã đăng ký.
• Lời khuyên: Hãy thực hiện bước này ngay khi có kế hoạch tuyển dụng hoặc mời đối tác nước ngoài. Không có NA16, hồ sơ của bạn chắc chắn sẽ bị trả về.

“Giải Mã” Hồ Sơ: Chuẩn Bị Giấy Tờ Đầy Đủ và Chính Xác

Sau khi nền tảng pháp lý của doanh nghiệp đã vững, bước tiếp theo là chuẩn bị một bộ hồ sơ “bất khả chiến bại”.

Xác Định Rõ Mục Đích Nhập Cảnh Ngay Từ Đầu

Bạn cần bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam để làm gì?

• Thương mại (Visa DN): Họp, ký hợp đồng, khảo sát thị trường?
• Lao động (Visa LĐ): Làm việc dài hạn theo hợp đồng?
• Đầu tư (Visa ĐT): Với tư cách là nhà đầu tư góp vốn?

Mỗi mục đích sẽ yêu cầu một “giấy tờ chìa khóa” khác nhau trong hồ sơ. Xác định sai mục đích sẽ dẫn đến chuẩn bị sai hồ sơ.

Các Giấy Tờ Cốt Lõi Không Thể Thiếu

1. Tờ khai Mẫu NA2: Tờ khai đề nghị xét duyệt nhân sự nước ngoài nhập cảnh.
   • Bí quyết thành công: Điền thông tin chính xác tuyệt đối, trùng khớp 100% với thông tin trên hộ chiếu của người nước ngoài. Đặc biệt, mục “Nơi nhận thị thực” phải được xác nhận chính xác với người nước ngoài (ghi rõ tên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước nào, hay nhận tại sân bay quốc tế nào của Việt Nam). Sai sót ở mục này là lỗi phổ biến nhất gây phiền hà.
2. Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc Giấy phép đầu tư/Giấy phép hoạt động…).
3. Bản chụp hộ chiếu của người nước ngoài: Đảm bảo hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng và còn trang trống.

Giấy Tờ Chứng Minh Mục Đích – “Chìa Khóa” Thuyết Phục

Đây là những tài liệu chứng minh lý do bạn bảo lãnh cho người nước ngoài là hợp pháp và chính đáng.

• Nếu mục đích là Lao động (visa LĐ): Bắt buộc phải có bản sao công chứng Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động còn hiệu lực.
• 
• Nếu mục đích là Đầu tư (visa ĐT): Bắt buộc phải có các tài liệu chứng minh việc góp vốn như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy xác nhận góp vốn…
• Nếu mục đích là Thương mại (visa DN): Cần có giấy tờ thể hiện kế hoạch làm việc như: Lịch trình công tác, thư mời, hợp đồng hợp tác giữa hai bên…

Lối Tắt Đến Thành Công: Đồng Hành Cùng Chuyên Gia New Global

Đọc đến đây, bạn có thể thấy quy trình bảo lãnh người nước ngoài đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiến thức pháp lý và tốn không ít thời gian. Mọi sai sót đều phải trả giá bằng sự chậm trễ và chi phí phát sinh.

Vậy, liệu có con đường nào chắc chắn và nhanh chóng hơn không?

Câu trả lời là có. Hãy để Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global trở thành đối tác chiến lược, giải phóng doanh nghiệp bạn khỏi gánh nặng thủ tục. Chúng tôi không chỉ nộp hồ sơ, chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện để đảm bảo thành công.

Tại sao hàng trăm doanh nghiệp đã tin tưởng New Global?

• Thẩm định hồ sơ miễn phí: Chúng tôi sẽ soi chiếu hồ sơ của bạn, chỉ ra những điểm yếu và tư vấn cách khắc phục trước khi nộp, đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất.
• Tối ưu hóa quy trình: Với kinh nghiệm làm việc chuyên sâu, chúng tôi biết cách chuẩn bị một bộ hồ sơ “đẹp”, đầy đủ và thuyết phục nhất trong mắt cơ quan xét duyệt.
• Tiết kiệm thời gian vàng bạc: Thay vì để nhân sự của bạn phải tự mày mò, đi lại nhiều lần, hãy để chúng tôi lo trọn gói. Bạn chỉ cần chờ nhận kết quả.
• Cam kết đồng hành: Chúng tôi theo sát hồ sơ, xử lý mọi vấn đề phát sinh và cam kết đồng hành cùng bạn cho đến khi người nước ngoài nhập cảnh thành công.

Đừng để thủ tục hành chính làm gián đoạn cơ hội kinh doanh của bạn. Một cuộc gọi đến New Global là bước đi thông minh nhất để đảm bảo kế hoạch của bạn diễn ra suôn sẻ.

---

Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp!

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global

• Địa chỉ: Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0814.319.688 – 0932.268.249
• Email: [email protected]
• Website: https://dichvulamgiayto.com/

---

Lộ Trình Thực Hiện Tối Ưu: 4 Bước Tới Thành Công

Sau khi hồ sơ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, hãy thực hiện theo lộ trình sau:

Bước 1: Rà Soát và Hoàn Thiện Hồ Sơ Lần Cuối

Kiểm tra chéo tất cả thông tin giữa các giấy tờ (tên công ty, tên người nước ngoài, số hộ chiếu…) để đảm bảo không có bất kỳ sự sai lệch nào.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Đúng Nơi Quy Định

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại một trong ba trụ sở của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh:

• Tại Hà Nội: 44-46 Trần Phú, Ba Đình.
• Tại TP. Hồ Chí Minh: 333-337 Nguyễn Trãi, Quận 1.
• Tại Đà Nẵng: 7 Trần Quý Cáp, Hải Châu.

Bước 3: Theo Dõi Lịch Hẹn và Nhận Kết Quả

Sau khi nộp, bạn sẽ nhận được giấy hẹn. Thời gian xử lý thông thường là 05 ngày làm việc. Kết quả trả về là văn bản Công văn nhập cảnh. Hãy scan văn bản này và gửi ngay cho người nước ngoài.

Bước 4: Hướng Dẫn Người Nước Ngoài Hoàn Tất Thủ Tục Cuối Cùng

Hướng dẫn họ in công văn, chuẩn bị ảnh 4×6, hộ chiếu gốc và lệ phí bằng USD để làm thủ tục dán tem visa tại địa điểm đã đăng ký.