Việc tự mình thực hiện thủ tục xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm một phần chi phí ban đầu. Tuy nhiên, đây là một con dao hai lưỡi. Chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian chờ đợi gấp nhiều lần, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình làm việc, các cơ hội hợp tác và thậm chí là phát sinh thêm nhiều chi phí không đáng có.

Để giúp bạn “đi đúng đường ngay từ đầu”, bài viết này sẽ chỉ ra top 5 lỗi sai kinh điển mà các cá nhân và doanh nghiệp thường mắc phải khi tự xin công văn nhập cảnh. Và nếu bạn muốn một giải pháp an toàn tuyệt đối, không tốn thời gian và đảm bảo thành công, Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global chính là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm.

Lỗi 1: Sai Lệch Thông Tin Giữa Các Giấy Tờ – “Sai Một Ly, Đi Một Dặm”

Đây là lỗi phổ biến và nghiêm trọng nhất, thường xuất phát từ sự chủ quan hoặc thiếu kiểm tra kỹ lưỡng. Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh sẽ đối chiếu thông tin trên tất cả các tài liệu bạn nộp. Bất kỳ sự không nhất quán nào cũng sẽ là lý do để họ từ chối hồ sơ ngay lập tức.

Những Điểm Sai Lệch Thường Gặp

• Thông tin cá nhân: Tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, quốc tịch trên tờ khai NA2 không khớp 100% với thông tin trên hộ chiếu của người nước ngoài. Lỗi này thường xảy ra do gõ nhầm, dịch sai hoặc không chú ý đến thứ tự tên/họ.
• Thông tin công ty bảo lãnh: Tên công ty, địa chỉ trụ sở trên tờ khai khác với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Không nhất quán về mục đích: Lý do nhập cảnh ghi trong tờ khai và chương trình hoạt động dự kiến không logic với nhau.

Cách Khắc Phục

Luôn đặt bản gốc (hoặc bản scan rõ nét) của hộ chiếu và giấy phép kinh doanh ngay bên cạnh khi điền tờ khai NA2. Sau khi điền xong, hãy dành thời gian kiểm tra lại từng mục, từng con số, từng chữ cái. Tốt nhất nên có hai người cùng kiểm tra chéo để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Lỗi 2: Kê Khai Mục Đích Nhập Cảnh Và Thời Hạn Visa Không Hợp Lý

Cơ quan chức năng xem xét rất kỹ tính logic giữa mục đích nhập cảnh, loại visa đề nghị và ngành nghề hoạt động của công ty bảo lãnh. Một yêu cầu không hợp lý sẽ làm dấy lên nghi ngờ về tính trung thực của hồ sơ.

Những Yêu Cầu “Bất Thường” Dễ Bị Từ Chối

• Xin visa dài hạn cho mục đích ngắn hạn: Đề nghị cấp visa thương mại (DN1, DN2) có thời hạn 1 năm nhưng chương trình hoạt động chỉ là “họp, ký hợp đồng” trong vài ngày.
• Mục đích không liên quan đến công ty: Một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng lại bảo lãnh cho một chuyên gia thời trang vào làm việc với lý do “nghiên cứu thị trường”.
• Khai báo chung chung: Mục “Chương trình hoạt động dự kiến” chỉ ghi vỏn vẹn “Làm việc” hoặc “Công tác” mà không có lịch trình cụ thể.

Cách Khắc Phục

Mục đích nhập cảnh phải được trình bày cụ thể, rõ ràng và phù hợp. Thời hạn visa xin cấp phải tương xứng với chương trình hoạt động. Ví dụ, nếu bảo lãnh chuyên gia sang làm việc theo hợp đồng 1 năm, bạn cần cung cấp hợp đồng lao động để chứng minh.

Cảm thấy bối rối trong việc xác định loại visa và thời hạn phù hợp? Đừng lo lắng! Đội ngũ chuyên gia của New Global sẽ tư vấn cho bạn loại visa tối ưu nhất dựa trên trường hợp cụ thể. Hãy gọi ngay hotline 0814.319.688 – 0932.268.249 để được hỗ trợ.

Lỗi 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Thiếu Hoặc Sử Dụng Giấy Tờ Không Hợp Lệ

Quy định về thành phần hồ sơ cho từng loại visa, từng đối tượng nhập cảnh là khác nhau. Việc nộp thiếu dù chỉ một giấy tờ cũng đủ để hồ sơ bị trả lại.

Các Thiếu Sót Phổ Biến

• Thiếu giấy tờ chứng minh chức năng pháp lý: Không nộp kèm bản sao y Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư.
• Thiếu giấy tờ chứng minh mục đích: Không có hợp đồng lao động, giấy phép lao động (với visa LĐ4), giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (với visa TT)…
• Sử dụng giấy tờ hết hiệu lực: Hộ chiếu của người nước ngoài còn hạn dưới 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh, giấy phép lao động đã hết hạn…

Cách Khắc Phục

Luôn cập nhật checklist hồ sơ mới nhất từ trang web của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc các nguồn tin cậy. Kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực của tất cả giấy tờ trước khi nộp. Mọi bản sao đều phải được sao y, công chứng đúng quy định.

Lỗi 4: Chọn Sai Nơi Nhận Thị Thực (Visa)

Trong mẫu NA2 có mục “Nơi nhận thị thực”. Việc chọn sai mục này sẽ gây ra rắc rối lớn cho người nước ngoài, khiến họ không thể nhận được visa dù công văn đã được cấp.

Hai Lựa Chọn Bạn Cần Phân Biệt

1. Tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Người nước ngoài sẽ đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia họ đang ở để dán tem visa vào hộ chiếu trước khi bay.
2. Tại cửa khẩu quốc tế: Người nước ngoài sẽ nhận visa ngay tại sân bay quốc tế của Việt Nam khi nhập cảnh (visa on arrival).

Cách Khắc Phục

Hãy trao đổi và thống nhất trước với người nước ngoài về nơi họ muốn nhận visa. Lựa chọn này phụ thuộc vào sự thuận tiện và kế hoạch của họ. Nếu chọn nhận tại cửa khẩu, hãy ghi rõ tên cửa khẩu (ví dụ: Sân bay quốc tế Nội Bài, Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất…).

Lỗi 5: Doanh Nghiệp Bảo Lãnh Không Đủ Tư Cách Hoặc “Lịch Sử Xấu”

Uy tín và tình trạng hoạt động của công ty bảo lãnh là yếu tố quan trọng mà Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra.

Các Vấn Đề Về Phía Công Ty Bảo Lãnh

• Tình trạng hoạt động: Công ty đang trong tình trạng tạm ngưng hoạt động, nợ thuế, hoặc đã giải thể.
• Lịch sử bảo lãnh: Công ty đã từng bảo lãnh cho người nước ngoài ở lại quá hạn, làm việc sai mục đích hoặc vi phạm pháp luật Việt Nam.

Cách Khắc Phục

Công ty bảo lãnh cần đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật. Trước khi tiến hành bảo lãnh, hãy kiểm tra tình trạng mã số thuế và chắc chắn rằng công ty không có “vết đen” nào trong lịch sử hoạt động với cơ quan xuất nhập cảnh.

Giải Pháp Tối Ưu Để Tránh Mọi Sai Sót: Sử Dụng Dịch Vụ Của New Global

Việc tránh được cả 5 lỗi trên đòi hỏi sự cẩn thận, kinh nghiệm và thời gian. Để quy trình xin công văn nhập cảnh của bạn không còn là một canh bạc may rủi, hãy giao phó trách nhiệm cho các chuyên gia.

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global cung cấp dịch vụ làm công văn nhập cảnh trọn gói, giúp bạn loại bỏ 100% các rủi ro và sai sót:

• Rà soát hồ sơ chuyên nghiệp: Chúng tôi kiểm tra từng chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo sự hoàn hảo.
• Tư vấn chính xác: Giúp bạn chọn đúng loại visa, khai đúng mục đích.
• Xử lý nhanh chóng: Với kinh nghiệm làm việc lâu năm, chúng tôi giúp tối ưu hóa thời gian xử lý.
• Cam kết thành công: Tỷ lệ hồ sơ thành công của chúng tôi lên đến 99%.

Đừng để những sai lầm không đáng có làm lỡ dở kế hoạch quan trọng của bạn và đối tác.

---

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ BẮT ĐẦU QUY TRÌNH MỘT CÁCH SUÔN SẺ!

Công ty TNHH DV và dịch thuật New Global

• Địa chỉ: Tầng 3, số 85 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0814.319.688 – 0932.268.249
• Email: [email protected]
• Website: https://dichvulamgiayto.com

Các bài viết chuyên sâu khác cùng chủ đề này

Xem thêm tất cả bài viết liên quan đến chủ đề: Công văn nhập cảnh cho người nước ngoài